Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Firmenname · Rechtsform], [Straße Nr.], [PLZ Ort], Deutschland
Vertreten durch: [Geschäftsführung]
E-Mail: hallo@sugar.tech

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. [Falls bestellt: Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten]

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Zusammenhängen:

• Bereitstellung der Website sugar.tech (Hosting, Server-Logdateien, Sicherheit).
• Kontaktaufnahme über E-Mail oder WhatsApp (Anfragen, Demo-Termine).
• Cookies und vergleichbare Technologien – ausschließlich technisch notwendige, optionale nur nach Einwilligung.
• Betrieb der Software „Sugar“ für Studios: Nutzerkonten, importierte Betriebs- und Finanzdaten, optionale Bankanbindung, E-Mail-Versand.

Betroffene Personen sind Besucher der Website, Interessenten, Studio-Inhaber und deren Team (Nutzer der Software) sowie – im Auftrag des jeweiligen Studios – Mitglieder und Trainer, deren Daten das Studio in Sugar verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der folgenden Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – etwa für optionale Cookies oder Analyse-Tools, sofern wir solche einsetzen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) – für die Beantwortung von Anfragen, die Durchführung von Demos sowie die Bereitstellung der Software gegenüber unseren Kunden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – für den sicheren und stabilen Betrieb der Website und der Software, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse und die Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für den Zugriff auf Informationen im Endgerät (Cookies, Local Storage) gilt ergänzend § 25 TDDDG.

Die Website sugar.tech wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Wir haben die Auslieferung und Datenverarbeitung – soweit die Plattform dies zulässt – auf Rechenzentren in der Europäischen Union (Region Frankfurt) konfiguriert. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; für etwaige Übermittlungen in die USA stützt sich Vercel auf die EU-Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Bei jedem Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem. Diese Server-Logdateien werden zur Sicherstellung des Betriebs, zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nach kurzer Zeit, spätestens nach 30 Tagen, gelöscht oder anonymisiert.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht, ggf. Studioname) zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Über die Schaltflächen „Kontakt“ und „Demo buchen“ können Sie uns über WhatsApp (+49 176 65845156) erreichen. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, Teil des Meta-Konzerns. Bei Nutzung von WhatsApp werden Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname sowie Metadaten der Kommunikation an WhatsApp bzw. Meta übermittelt und können dort auch außerhalb der EU (insbesondere in den USA) verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-U.S. Data Privacy Framework. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail erreichen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Wir nutzen WhatsApp ausschließlich für die Kommunikation mit Interessenten und Kunden im geschäftlichen Kontext und laden keine Adressbücher hoch.

Wir setzen auf sugar.tech ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speicherzugriffe ein. Dazu zählt insbesondere die Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung im Local Storage Ihres Browsers (Schlüssel „sugar-consent“), damit der Hinweis nicht bei jedem Besuch erneut erscheint. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Optionale Cookies – etwa für Reichweitenmessung oder Analyse – setzen wir erst, wenn Sie über den Cookie-Hinweis ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Derzeit sind auf sugar.tech keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingebunden; auch bei Auswahl von „Alle akzeptieren“ werden keine weiteren Daten erhoben. Sollten wir künftig solche Dienste einsetzen, informieren wir an dieser Stelle darüber und holen die Einwilligung vorab ein.

Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder durch Löschen der Website-Daten in Ihrem Browser zurücksetzen.

Sugar ist eine Software für Studio-Betreiber (Performance & P&L, Auszahlungen & Rechnungen, Community, Dienstplan). Für die Nutzung gilt ergänzend die produktinterne Datenschutzinformation sowie der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag. Nachfolgend die wesentlichen Punkte:

7.1 Rollenverteilung

Für Daten von Mitgliedern, Trainern und Mitarbeitern des Studios ist das jeweilige Studio Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sugar verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Studios als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Für die Kontodaten der Nutzer (Studio-Inhaber, Team) sowie für Vertrags- und Abrechnungsdaten unseres Kunden ist Sugar selbst Verantwortlicher.

7.2 Nutzerkonten und Anmeldung

Zur Nutzung wird ein Konto mit E-Mail-Adresse angelegt. Die Anmeldung erfolgt per Passwort oder per E-Mail-Anmeldelink (Magic Link). Anmeldeversuche sind pro E-Mail-Adresse begrenzt (Rate-Limit); bei Überschreitung wird der Zugang vorübergehend gesperrt. Wir speichern Zeitpunkt der Anmeldung und technische Sitzungsdaten zur Absicherung des Kontos.

7.3 Importierte Daten

Studios importieren Exporte aus ihrem Buchungssystem (z. B. Eversports, bSport), Aggregatoren, Kassensystemen und Banken (CSV/Excel/PDF). Diese können Buchungs- und Teilnahmedaten, Mitgliedernamen, Verträge, Zahlungsbeträge, Trainerdaten und Kontobewegungen enthalten. Sugar wertet diese Daten ausschließlich für den Zweck aus, dem Studio Auswertungen, Auszahlungsübersichten und Dokumente bereitzustellen. Eine Nutzung für eigene Zwecke, ein Verkauf oder eine Weitergabe an Dritte finden nicht statt.

7.4 Optionale Bankanbindung (Qonto)

Kunden können optional ihr Geschäftskonto bei Qonto (Olinda SAS, Paris, Frankreich) verbinden. Dabei werden Umsätze des Geschäftskontos (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Gegenpartei) per Schnittstelle abgerufen. Die Verbindung wird vom Kunden aktiv autorisiert und kann jederzeit in den Einstellungen getrennt werden; Zugangsdaten zum Onlinebanking werden nicht bei Sugar gespeichert.

7.5 E-Mail-Versand

Sugar versendet im Auftrag des Studios E-Mails (z. B. Auszahlungsübersichten an Trainer, Rechnungen, Community-Nachrichten) sowie eigene transaktionale E-Mails (Anmeldelinks, Sicherheitshinweise). Hierfür setzen wir einen Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter ein: [E-Mail-Versanddienstleister · Sitz].

7.6 Speicherort und Auftragsverarbeiter

Datenbank, Dateispeicher und Anwendungsserver der Software werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, jeweils auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO:

Sugar verarbeitet keine Zahlungen und stellt kein Buchungssystem bereit; Kartendaten oder Zahlungsmittel von Mitgliedern werden nicht erhoben.

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Kunden der Software können diese Rechte weitgehend selbst ausüben: In den Einstellungen steht ein vollständiger DSGVO-Datenexport als ZIP-Archiv zur Verfügung; die Löschung des Kontos einschließlich aller Studio-Daten erfolgt über einen dreistufigen, per E-Mail bestätigten Vorgang mit Vorschau der betroffenen Daten. Für alle weiteren Anliegen wenden Sie sich an hallo@sugar.tech.

Mitglieder und Trainer eines Studios wenden sich mit Anfragen bitte zunächst an ihr Studio als Verantwortlichen; wir unterstützen das Studio bei der Beantwortung. Erreicht uns eine Anfrage direkt, leiten wir sie an das zuständige Studio weiter.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: [Landesbeauftragte/r für Datenschutz des Bundeslands]. Eine Übersicht aller Aufsichtsbehörden finden Sie unter bfdi.bund.de.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Server-Logdateien: höchstens 30 Tage.
• Anfragen per E-Mail/WhatsApp: bis zur abschließenden Bearbeitung, bei Vertragsanbahnung längstens 12 Monate nach letztem Kontakt.
• Kontodaten und Studio-Daten in der Software: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Kündigung oder Kontolöschung werden die Daten innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen entfernt, Sicherungskopien werden spätestens nach weiteren 90 Tagen überschrieben.
• Rechnungs- und Buchungsbelege unseres Kunden gegenüber Sugar: 10 Jahre gemäß § 147 AO / § 257 HGB.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung aller Verbindungen über TLS/HTTPS.
• Verschlüsselte Speicherung der Datenbank und der Dateiablage.
• Mandantentrennung auf Datenbankebene: jedes Studio sieht ausschließlich seine eigenen Daten; Zugriffskontrollen und Rollen für Team-Mitglieder.
• Rate-Limits und Sperren bei wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.
• Zugriffe auf Produktionssysteme nur für berechtigte Mitarbeiter mit Protokollierung.
• Regelmäßige Sicherungen und dokumentierte Wiederherstellungsverfahren.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung ändert oder gesetzliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben unter „Stand“. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden zusätzlich per E-Mail oder in der Software.